TIETOSUOJASELOSTE 


1.    Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja O.K. Auto Oy (y-tunnus: 0174330-8) (”O.K. Auto”) kerää, miten O.K. Auto käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita O.K. Auto noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

O.K. Auto palvelee kuudella paikkakunnalla; Iisalmessa, Joensuussa, Jyväskylässä, Jämsässä, Kouvolassa ja Äänekoskella.

O.K. Auto suojaa henkilöiden yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin O.K. Auton tarjoamiin automyynti-, huolto-, varaosa-, ja rahoituspalveluihin sekä muihin O.K. Auton tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan O.K. Auton yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä O.K. Auton kiinteistöissä vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. 
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.


2.    Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: O.K. Auto Oy
Kuormaajantie 5, 40320 Jyväskylä 
Yhteystiedot: 010 5228 300

O.K. Auto Oy:n tietosuojavastaava: Rauha Lohilahti-Immonen
Yhteystiedot: tietosuoja@okauto.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset 
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti O.K. Auton ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu O.K. Auton tarjoaman tuotteen tai palvelun, kuten ajoneuvon tai huoltopalvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin sekä rekrytointiin perustuu O.K. Auton oikeutettuun etuun.

Lisäksi sähköinen suoramarkkinointi ja O.K. Auton uutiskirjeen tilaaminen perustuu tietyissä tilanteissa rekisteröidyn antamaan kirjalliseen suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:


•    O.K. Auton tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen 
•    palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
•    lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
•    liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
•    palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
•    markkinointiin asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille 
•    riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
•    O.K. Auton kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
•    rekrytointiin


3.    Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet

O.K. Auto kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. 

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja: 
 

Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä
Yhteystiedot Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. O.K. Auton yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä yhteys- ja vastuuhenkilöiden nimi ja yhteystiedot.
Tuntemistiedot Henkilötunnus tai vastaava ulkomainen henkilötunniste ja syntymäaika
Ajoneuvon rekisterinumero  Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä, ajoneuvon valmistenumero.
Tuntemistiedot Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.
Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot Laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.
Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot  Tiedot O.K. Auton ja rekisteröidyn tai O.K. Auton ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot ja asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja O.K. Auton väliset yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot. 
Rekisteröidyn antamat suostumukset Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.
Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot Kotisivuillamme käytetään evästeitä neljään tarkoitukseen:
1. Välttämättömät evästeet: minimivaatimuksia sivuston toiminnan varmistamiseksi.
2. Sivustoa parantavat evästeet: tarpeellisia sivuston selailukokemuksen parantamiseksi. Seuraamme esimerkiksi millä sivuilla kävijät viettävät aikaa. Tietoja käytetään sivuston toiminnan analysointiin ja sivuston kehittämiseen.
3. Toiminnalliset evästeet: Käytämme tällaisia evästeitä tiettyjen sivuston toiminnallisuuksien mahdollistamiseksi, kuten esimerkiksi tietyn valinnan muistaminen niin, ettei käyttäjän tarvitse joka kerta asettaa valintaa uudelleen.
4. Sosiaalinen media ja mainonta: sallivat kolmannen osapuolen käyttää sivustollamme kerättyjä tietoja mainontaan.
Kameravalvonta O.K. Auton kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa näkyä.

 

Evästeen nimi Tarkoitus  Tarjoaja
Google Analytics Sivuliikenteen seuranta ja analysointi Google
Google Tag Manager Mainonnan kohdentaminen Google
Facebook Connect Facebook-toiminnallisuuksien mahdollistaminen sivustolla  Facebook
Facebook Custom Audience Facebook-mainonnan kohdentaminen Facebook

 

Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä O.K. Auton ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä O.K. Auton palveluiden tuottamiseksi. 

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajosta sovittaessa, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä, mahdollisissa kilpailuissa tai arvonnoissa tai muutoin asiakkuuden aikana. Rekisteröity on voinut antaa O.K. Autolle tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai lähestymällä muilla sähköisillä tavoilla, esimerkiksi tietoa etsiessään.


Muista lähteistä kerätyt tiedot: 

O.K. Auto käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, Yritystietojärjestelmästä, Kaupparekisteristä ja Trafista.


4.    Henkilötietojen säilyttäminen

O.K. Auto  säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei O.K. Auto  tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen. 

Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään 10 vuotta.

Koeajoon liittyviä asiakirjoja ja tarjouksia säilytetään pääasiallisesti 5 vuotta.

Potentiaalisia asiakkaita koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 24 kuukautta. 

Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana O.K. Auton suuntaan. 

Kun henkilötietoa ei enää tarvita, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.


5.    Henkilötietojen käsittelevät tahot ja vastaanottajat

O.K. Auto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. O.K. Auto varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:


•    Solteq Oyj
•    Alma Media Partners Oy
•    Willsoft Oy
•    Protacon Oy
•    Aktiivitieto Oy
•    Keski-Suomen tietotekniikka Oy

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa O.K. Auton edustamille seuraaville maahantuojille;  Toyota Auto Finland Oy, Toyota Finance Finland Oy, Santander Consumer Finland Oy sekä Berge Auto Nordics Oy ja valmistajille esimerkiksi raportointia, liiketoiminnan kehittämistä ja tuotevastuuvelvoitteita varten. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

O.K. Auto voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi O.K. Auto voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli O.K. Auto on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli O.K. Auto on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.


6.    Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, O.K. Auto huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

 

7.    Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

O.K. Auto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. 

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

Kauppasopimukset ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti. 

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. 

O.K. Auto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

 

8.    Rekisteröityjen oikeudet 

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. 

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista. 

O.K. Auto poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. 

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. 

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, O.K. Auto rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten. 

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tämän Tietosuojaselosteen mainitulle tietosuojavastaavalle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. 

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade. 

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan kiellon voi toimittaa tietosuojavastaavalle.

 

9.    Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735

 

10.    Muutoksen tietosuojaselosteeseen

O.K. Auto kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, lisäämme tiedon asiasta internetsivullemme osoitteeseen www.okauto.fi, josta myös löydät uusimman version tietosuojaselosteesta.

 

Tietosuojaseloste on julkaistu 31.05.2019