Käytämme sivuillamme evästeitä parhaimman käyttäjäkokemuksen varmistamiseksi

Käytämme sivustolla evästeitä mahdollistaaksemme turvallisen, tehokkaan ja käyttäjäystävällisen kokemuksen. Halutessasi voit muuttaa omia evästeasetuksiasi ja estää joitain evästeitä selaimesi asetuksista. Huomioithan kuitenkin, että evästeiden rajoittaminen voi rajoittaa sivuston käyttöä ja verkossa tarjottavia palveluita.

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joiden avulla sivustomme muistaa esimerkiksi työkaluja käyttäessäsi, mitä tietoja olet aiempiin vaiheisiin kirjoittanut. Lisäksi käytämme evästeitä sivujemme tilastointiin ja seurantaan, jotta pystymme kehittämään niitä edelleen paremmiksi. Lisätietoja evästeiden käytöstä voit lukea käyttöehdoistamme.

Sivuillamme käytetään evästeitä kolmeen tarkoitukseen:

1. Välttämättömät evästeet: minimivaatimuksia sivuston toiminnan varmistamiseksi.

2. Sivustoa parantavat evästeet: tarpeellisia sivuston selailukokemuksen parantamiseksi.

3. Sosiaalinen media ja mainonta: sallivat kolmannen osapuolen käyttää sivustollamme kerättyjä tietoja.

Haluatko estää evästeet?

EU-direktiivi sallii sivuston toiminnan kannalta välttämättömät evästeet ja niitä ei voi poistaa käytöstä. Mutta voit halutessasi rajoittaa muita evästeitä selaimesi asetuksista. Lisätietoja evästeistä ja muun muassa niiden rajoittamisesta löydät tältä englanninkieliseltä sivustolta: http://www.allaboutcookies.org/.

O.K. Auto Oy:n (0174330-8) asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste 5-2018 

 

Rekisterinpitäjä:

O.K. Auto Oy

Kuormaajantie 5

40320 Jyväskylä

p. 010 5228 300

(jäljempänä ”yritys” tai ”O.K. Auto Oy”)

 

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

O.K. Auto Oy

Rauha Lohilahti-Immonen

p. 010 5228 520

rauha@okauto.fi

 

Rekisterin nimi: O.K. AUTO OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

 

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat yrityksen oikeutetut edut (esim. asiakassuhteen ylläpitäminen ja hoito, suoramarkkinointi ja laskutus), asiakkaan suostumus ja sopimuksen täytäntöönpano.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

 - tuotteidemme ja palveluidemme tarjoaminen, toimittaminen, huoltaminen, korjaaminen sekä vuokraaminen

- sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,

- asiakassuhteemme hoitaminen,

- viranomaisten määrittämien vaatimusten täyttäminen auto- ja varaosakauppaan liittyen,

- asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi,

- sähköinen ja suoramarkkinointi,

- mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissa

Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää sekä kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

Käsittelemme henkilötietoja koskien seuraavia henkilötietoryhmiä:

- Kuluttaja-asiakkaat

- Potentiaaliset kuluttaja-asiakkaat

- Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt

- Potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt

- Uutiskirjeen tilaajat

 

 

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan (tai muun rekisteröidyn) henkilötietoja tapauskohtaisesti liittyen asiakastapahtumaan:

- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, syntymäaika*, henkilötunnus*, asiakasnumero*, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus*,

- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero*, osoitetiedot*, kotikunta*,

- rekisteröidyn ammattia, työnantajaa sekä tehtävänkuvaa* koskevat tiedot,

- yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot,

- asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot* kuten asiakassuhteen alkamispäivä, tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, muut asiointitiedot kuten ajoneuvoa koskevat tiedot, osoitetiedot ja tarjouspyyntötiedot mukaan lukien auto-, varaosa-, varuste- ja huolto-ostot, koeajot, tarjouspyynnöt, luottohakemukset, sijoitustuotteet, palvelut, sopimukset, hakemukset, toimeksiannot ja mahdolliset puhelintallenteet,

- rekisteröidyn lakiin perustuvat velvoitteet ja/tai sidonnaisuudet* kuten poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden (rekisteröity) kohdalla tiedot asiointitapahtumista viranomaisia (esim. poliisi, verohallinto) varten,

- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot* kuten ajokortti-, henkilökortti- ja passitiedot, tiedot uutiskirjeen tilauksesta sekä markkinointia koskevat suostumukset ja kiellot.

 (*)Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

 

Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: rekisteröidyltä itseltään, lakiin perustuen viranomaisilta, luottotietotoimintaa harjoittavilta yhtiöiltä, Trafilta, vakuutusyhtiöiltä, rahoitusyhtiöltä, maistraatilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Asiakkaan perustiedot päivittyvät yrityksen rekisteriin, kun asiakas antaa tietonsa autokaupan, huollon tai muun asiointitapahtuman yhteydessä. Lisäksi asiakastietoja saadaan väestörekisteristä ja Trafilta päivitysten kautta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

 

 

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Ulkopuoliset yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja puolestamme esimerkiksi liittyen sähköiseen markkinointiin sekä asiakastyytyväisyyden seurantaan. Pyrimme käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaamme valitsemiemme palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsitellessä.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla. Luovutamme henkilötietoja Toyotan ja Lexuksen, Toyota Auto Finlandin ja Kia-ketjun maahantuojille. Emme siirrä asiakkaiden henkilötietoja EU- tai ETA alueen ulkopuolelle itse. Yhteistyökumppaneillamme voi joidenkin tietotekniikkapalveluiden tuottamisen yhteydessä olla tarve siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle (esim. USA, Intia). Näissä tilanteissa varmistamme, että kyseinen tieto on suojattu asianmukaisesti ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimalla tavalla. Käytämme esimerkiksi EU:n hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

 

 

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja ne työntekijämme ja O.K. Auto Oy:n puolesta ja lukuun toimivien yritysten työntekijät ja asiamiehet, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja toimeksiantosopimuksen ehtojen sekä tietosuoja- ja salassapitovaatimusten mukaisesti. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Manuaalinen aineisto ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Ostotapahtumiin liittyvät tiedot säilytämme takuuasioiden takia korkeintaan 12 vuotta ja muihin asiointitapahtumiin liittyvät tiedot lain ja viranomaisten määräämän ajan. Henkilötietoa sisältävää tositeaineistoa säilytetään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta kun tilikausi päättyy. Markkinointirekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan tai päivitetään kun markkinointitoimenpiteisiin käytettävä tieto on tunnistettu vanhentuneeksi tai tunnistettaessa ettei markkinoinnin kohteena oleva henkilö reagoi markkinointiviesteihin.

 Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

 

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde.

Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

 

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti, tässä dokumentissa mainitulle ”Rekisteriasioiden yhteyshenkilölle”.

 

Tietosuojaselosteen muutokset

Jos muutamme tätä selostetta, merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan (kk/vuosi). Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla nettisivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että tarkastat tämän selosteen säännöllisesti pysyäksesi tietoisena mahdollisista muutoksista.